Business Process Outsourcing: Für den Online-Shop nu3

Fachbegriffe wie z.B. Business Process Management (BPO), Payment-Clearing, E-Payment sowie externe Rechnungsstellung als auch externes Mahnwesen gehören zu den wichtigen Werkzeugen des betriebswirtschaftlichen Finanzwesens. Diese liquiditäts- und erfolgsentscheidende Geschäftsprozesse im Wertschöpfungsprozess eines Unternehmens, lassen den Bedarf für dessen Outsourcing, lediglich bei großen Unternehmen vermuten.

Im Zeitalter der Lean-Startups, der Internationalisierung vorhandener Geschäftsmodelle und aufgrund der stets wachsenden Anforderungen hinsichtlich Skalierung, Wirtschaftlichkeit und Effizienz, kann sich ein Unternehmen nie zu früh Gedanken über das Auslagern der buchhalterischen Geschäftsprozesse machen. Unter anderem aus Gründen der Kosteneffizienz zeigen junge Startup-Unternehmen Interesse an Lösungen und Consulting hinsichtlich BPO, um frühzeitig die Weichen für die Auslagerung von Geschäftsvorfälle außerhalb der eigenen Kernkompetenzen zu stellen.

Business Process Outsourcing trotz oder gerade wegen dem vorhandenen Fachwissen?Projektinformationen aus unserem BPO-Anwenderinterview:

Zu Beginn unseres Kundeninterviews mit Rayan Tegtmeier, anwenderseitiger Projektleiter der nu3 GmbH , wurden wir überrascht. Wir dachten, dass die Beweggründe für Business Process Outsourcing primär dem nicht vorhandenen Detailwissen geschuldet sei. Doch schnell wurde klar, dass wir unser Projektinterview mit einem betriebswirtschaftlichen Vollprofi durchführen durften, der vor seiner Tätigkeit bei nu3, als langjähriger Steuerberater und Wirtschaftsprüfer internationale Konzerne bei betriebswirtschaftlichen Fragestellungen, u.a. BPO beraten hatte.

Was war vor der Entscheidung für Business Process-Outsourcing?

Die für den Unternehmensstart ausgewählte betriebswirtschaftliche Software musste aufgrund der wachsenden und wirtschaftlich steigenden Anforderungen an die Geschäftsprozesse ersetzt werden. Aufgrund vieler Geschäftsvorfälle mit kleinen Rechnungsbeträgen und der eingeschränkten Skalierbarkeit wurde das Ziel verfolgt, eine durchgängige Automatisierung der Zahlungsabwicklung umzusetzen. In einer Phase, in der nu3 vom positiven Marktfeedback überwältigt wurde, war es wichtig den Kundenbedürfnissen der Debitoren u.a. durch pünktliche Lieferungen gerecht zu werden. Parallel entwickelte sich die Sicherstellung der richtigen und schnellen Zahlungsabwicklung zur internen IT-Herausforderung in der Buchhaltung.

Eine Systemumstellung kostet nicht nur Zeit, sondern benötigt auch einen freien Kopf, um richtige Entscheidungen zu treffen und nachhaltige Maßnahmen in die Wege zu leiten. Eine Systemumstellung kostet nicht nur Zeit, sondern benötigt auch einen freien Kopf, um richtige Entscheidungen zu treffen und nachhaltige Maßnahmen in die Wege zu leiten. Sämtliche Eventualitäten der bevorstehenden nächsten Jahre müssen für einen Projekterfolg vorausgedacht und dementsprechend als Anforderungen für ein neues System definiert werden – und das bei akuten Zeitmangel aufgrund des brummenden Alltagsgeschäfts. Im Falle von nu3 hat man diese strategische und interne Mehrbelastung Dank des großen Erfahrungsschatzes der Projektverantwortlichen lösen können indem erfolgreich eine marktführende ERP-Lösung aus dem Hause Microsoft eingeführt wurde. Webshop und Warenwirtschaft harmonierten gut und tauschten sich zuverlässig über vorhandene Schnittstellen die Daten aus. Doch ein Puzzle-Teilchen fehlte noch für die Komplettlösung – die durch automatisierte Zahlungsabwicklung.

Business Process Outsourcing als Ergebnis der Neustrukturierung des Rechnungswesen

Neben der Skalierbarkeit war im Mittelpunkt der Neustrukturierung die Internationalisierung des Rechnungswesen über 15 Länder hinweg. Als Ergebnis der Entscheidungsherbeiführung wurden folgende Anforderungen erarbeitet:

• maximale Skalierbarkeit
• maximale Rechtssicherheit
• robustes und ausfallsicheres System aufgrund des Massentransaktionsgeschäftes
• maximaler Kundenservice durch das Angebot sämtlicher im Markt etablierten Zahlungsarten
• automatisierter und reibungsloser Datenaustausch zwischen Shopsystem, Warenwirtschaft und Rechnungswesen
• einfache Möglichkeit zur Internationalisierung
• Zertifizierungsanforderungen erfüllen
• Erfüllung von Börsenstandards

Die obigen hohen Anforderungen führten bei der „make-or-buy-Entscheidung“ dazu, die Verantwortung dieser geschäftskritischen Punkte einem professionellen Dienstleister zu übertragen, der einen klaren Fokus auf diese Kernkompetenzen legt. Mit gewohnt kritischer Brille und den uns vorliegenden Marktinformationen über vorhandene Standard-Software zur Zahlungsabwicklung, welche über fertige Schnittstellen zu den führenden ERP-Lösungen besitzen, fragten wir, weshalb der Weg über BPO Lösungen zu gehen eingeschlagen wurde? Als Antwort auf diese kritische Fragestellung haben wir folgende Gründe erhalten:

• Wir haben uns für ein strategisches Auslagern ganzer Geschäftsprozesse und somit für das Gesamtpaket entschieden
• Die einzelnen Business Software Lösungen sind zwar im Markt verfügbar, jedoch hätten diese ohnehin auf unsere individuellen Geschäftsprozesse angepasst werden müssen
• In Eigenregie hätten wir mehr Zeit aufwenden müssen, die Verantwortung für die technische Umsetzung selbst tragen müssen und hätten nicht so schnell einen „Go-Live“ durch schon vorhandene BPO Lösungen realisieren können.

Hinsichtlich der Anforderungen an die Dienstleister, wurde die Internationalität des ausgewählten BPO Business Partner nexnet gmbh genannt mit der notwendigen Zertifizierung. Man hatte jedoch das Glück eine Empfehlung erhalten zu haben, um die Zeit beim Vergleich unterschiedlicher BPO Lösungen, aufgrund vorhandener Erfahrungswerte zu verkürzen.

Wie wird die Umsetzung des Business Process Outsourcing sichergestellt?

Projektinformationen aus unserem BPO-Anbieterinterview:

Wie so oft starteten wir mit unserem Anbieterinterview etwas provozierend mit der Frage: Sie müssen ja sehr gute Rechtsanwälte für Ihre Vertragswerke beauftragt haben, damit Sie eine so hohe Verantwortung übernehmen und entsprechende Service Level Agreements (SLAs) zusichern können?

Matthias Reer, Leiter für das Kunden- und Projektmanagement bei der nexnet GmbH , zeigte sich wenig beirrt, selbstbewusst und gleichzeitig von seinen BPO Lösungen begeistert. „Wenn Sie über 15 Jahre Erfahrung mit Massentransaktionen haben, 5-8 Millionen Transaktionen pro Monat für Ihre Kunden verantworten, eine über Jahre hin perfektionierte Outsouring Plattform am Laufen haben, dann können Sie sich vorstellen, warum wir keine Probleme mit entsprechenden Zusicherungen haben.

Da wir uns der Verantwortung bewusst sind, haben wir schon früh in eine professionelle Business Software aus dem Hause SAP mit eigenen BPO Lösungen investiert. Unsere individuellen Erfahrungsschätze und das Payment-Clearing Knowhow haben wir in eigene Funktionsbausteine (Plugins) gegossen, so dass wir mit nur minimalen Anpassungen pro Kunde an der betriebswirtschaftlichen Lösung arbeiten, anstatt individuelle Schnittstellen durch hohe Programmieraufwendungen pflegen zu müssen.

Auf die Frage wie wir uns die Einführung eines BPO Prozess für solch ein facettenreiches Projekt vorstellen können, lautete seine Antwort: Smart und unkompliziert in nur 7 Schritten und mit möglichst wenig Zeitaufwand für unseren Kunden.

Die Projektagenda sieht in der Regel wie folgt aus

1. Kennenlernen der Geschäftsvorfälle und Geschäftsprozesse durch eigene Payment-Clearing Experten
2. Erarbeitung eines Grobkonzeptes und Vorstellungen der Projektvision
3. Durchführung eines Workshops für die Buchhaltung (1-2 Tage)
4. Durchführung eines technischen Workshops (1-2 Tage)
5. Die Umsetzung erfolgt im Hintergrund
6. Testphase der individuellen Kundeninstallation gemeinsam mit dem Kunden
7. Produktivstart und Go-Live

Auf die Frage, was bei dem nu3-Projekt ein besonderer Faktor war, erhielten wir die Bestätigung unseres Eindrucks aus dem Anwenderinterview. Der Kunde wusste genau was er wollte. Er musste nicht strategisch vom Business Process Outsourcing überzeugt werden, unsere BPO Plattform mit den fertigen Schnittstellen und ein schneller Produktivstart waren von Anfang an im Fokus der nu3.

Weiter war für das Management der Debitoren und die Buchhaltung mit dem Schwerpunkt im eCommerce- Management, das Spezialwissen hinsichtlich Payment Service Provider (PSPs) von großer Wichtigkeit.

Quelle: it-wegweiser.de